地区幹事

渋澤 健司
クラブ幹事の役割
国際ロータリー第2570 地区
2018~2019年度
地区幹事 渋澤 健司

クラブ幹事の役割は、RI 会長方針・地区ガバナー方針を受けてクラブ会長方針のもとに、クラブ運営を推進してゆくことであります。理事会・委員会・例会・その他諸会合の通知を発送し参加者の確認を して、各会合の議事録・記録作成、及び書類の保管管理をすることが責務であります。その為に幹事は、 会長と頻繁に連絡を取り会長の想いを、効果的にスピード感を持ち通知することが大切であります。

【幹事の職務内容】
1. MY ROTARY の活用
● 個人情報・クラブ情報・会員データの更新、ロータリークラブ・セントラルの目標と各種レポート
●役員・クラブ未納額に関して・寄付と認証・シェア指定寄付・ポリオプラス等の各種レポート
●公式名簿
*クラブ役員が各役員の関連情報を見るにはロータリーデータベースに任命情報の入力する必要がある。
*クラブ役員の情報が更新出来るのは、幹事と会長のみです。

2. クラブの管理運営( 標準的な仕事の流れ)
1 月~ 6 月( 就任前)
*Rotary.org アカウントの作成、ロータリークラブ定款・細則の理解、幹事の役割の確認
*会長エレクトと、「目標の検討」「活動予定」「管理運営の役割分担」を行う。
*前任幹事と「諸手続き」「請求書」「記録・所有物・関連資料・手続き要覧」の確認。
*地区研修・協議会に出席。次期理事会、要請に応じて現理事会に出席。
*地区協終了後会長エレクト開催クラブ協議会に出席し次年度計画について話し合う。
*会費明細書を会員に送るスケジュールと、受取会費の記録方法の確認。
7 月( 就任)
*請求書を会計に渡す。MY ROTARY でクラブ情報や会員情報を更新、管理を行う。
12 月
*役員を選ぶ年次会合のサポート
1 月
*会長と理事会メンバーと活動予定を確認し、中間報告書の作成。
*Rotary.org で 2 月 1 日までに次期役員を報告する。
*会計と連絡を取り、クラブ請求書支払いが行われるよう確認。
2 月
*クラブがガバナーノミニー候補を推薦する場合は、クラブが採択した決議をガバナーノミニー 書式と併せて地区指名委員会に提出する。
4 月
*次期幹事への引継ぎを少しずつ開始。ロータリー国際大会への代議員の委任状を準備する。
6 月
*MY ROTARY で会員リストが最新のものになっているか確認。
*クラブの年次報告書を準備し、データ、資料、保管資料を次期幹事に渡す。

● 会合( 理事会)
*会長と協力して議題を作成、理事メンバーに会合の案内を送り出欠確認をする。
*議事録とクラブへの報告書の作成、必要に応じて必要資料を提供する。
● 例会
*お知らせ事項(幹事報告)を準備する。
*例会プログラムの企画、卓話ゲストを手配する(クラブにより委員会が行う)
● クラブ協議会
*年 4,-.6 回全員の参加で開催し、会長と相談して協議会の予定を立てる。
● ガバナーの方式訪間
*各委員会の計画・クラブの活動や成功事例に関する報告書の準備、クラブH標の進捗。
● 会報
*委員会報告・理事会決定、ガバナー月信「ロータリーの友」誌からの抜粋記事情報収集。
● ウエッブサイト・ソーシャルメディア
*ウエッブサイトの情報更新とネット上での入会希望者・ボランティア希望者の対応。
● ガバナーとロータリー事務局への連絡
*クラブで特別な行事や活動を行った場合に、ガバナーやロータリー職員にお知らせする。
● 役員を選ぶ
*次期役員の候補者に「役員手引き冒頭の責務資料」を配布する。(役員選挙会合 12 月 31 迄)
● 年次報告書
*年度末年次報告書を準備し、最終例会で発表する会長の報告と重複しないよう確認する。

3. 会員データの管理
●会員データを更新する
*会員情報を国際ロータリーに報告する Rotary.org の MY ROTARY から
*会員の削除・クラブ情報(例会日時場所)の変更は、速やかにガバナーと事務局に連絡する。
●例会の出席記録をガバナーに報告する。(毎月)
●ほかのクラブとのコミュニケーション
*来訪会員がメークアップを行った場合、幹事はその会員クラブと連絡を取る必要がある。

4. 財務・会計・人頭分担金・財団寄付支払管理
● 幹事と会計の責務は、相互に関連しますので会計と密に協力しあいお互いの役割を理解する。
● 「クラブ請求書」が国際ロータリーから送られます。(1 月 1 日,-.7 月 1 日迄の会員実数)
● クラブ会費、地区賦課金、RI 人頭分担金請求書の会員への送付、未納会員への請求をする。
● ロータリー財団への寄付は会計が手続きをしますが事前に幹事又は会長が Rotary.org で報告。
● 寄付及び認証に関して Rotary.org から閲覧し、また未徴収会費・未納金がないかを確認する。

5. 記録の管理
● 幹事は、クラブの全記録を管理し、年度始めに記録文書、事務用品備品を前任者から受け取る。
● クラブ定款・細則を「標準定款」「推奨細則」に一致しているか確認する。
● 保管文書と文庫
*RI 加盟申請・創立会員名簿・クラブ名称所在地変更書類・定款と細則・案内と議事録
*プロジェクト・活動に関する新聞・雑誌記事切り抜き・写真・スライド・ビデオ

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